Qu'est-ce qu'un chatbot RH ?

Fréquemment utilisé par les administrations et les services clients, le chatbot est un programme informatique capable de converser de manière naturelle avec des personnes. Grâce à l’intelligence artificielle, cet agent conversationnel comprend les demandes de ses interlocuteurs et peut y apporter des réponses dans un langage adéquat. Toutefois, son utilité ne se limite pas à la gestion des clients ou des usagers. En quelques années, il s’est démocratisé pour s’appliquer aux ressources humaines. Qu’est-ce qu’un chatbot RH ?

Chatbot RH : l’IA au service de l’entreprise

Selon l’Observatoire des chatbots, le robot conversationnel occupe une place croissante dans les ressources humaines des entreprises.

Le chatbot ressources humaines, allié des RH

En 2020, 60 % des professionnels RH connaissaient les chatbots quand ils n’étaient que 22 % en 2018. Une progression rapide pour un outil de plus en plus indispensable à l’entreprise. L’Observatoire des chatbots rapporte que 90 % des professionnels RH ayant mis en place un chatbot ressources humaines en sont satisfaits. Cet outil offre un gain de temps que l’équipe ressources humaines peut mettre à profit pour réaliser des activités complexes à forte valeur ajoutée. La fonction RH s’en trouve de ce fait revalorisée, car libérée de nombreuses tâches qui font habituellement baisser sa productivité.

Un outil efficace de communication en interne

Le bot conversationnel améliore sensiblement la communication interne. Disponible en continu pour répondre aux interrogations des salariés, le chatbot ressources humaines contribue à créer du lien entre l’employé et son entreprise et à optimiser l'expérience collaborateur. Les questions posées par les employés mettent d’ailleurs en exergue les améliorations potentielles à apporter dans le fonctionnement de l’entreprise. Il est tout aussi efficace pour transmettre des informations à l’ensemble des salariés ou à un groupe spécifique, afin que chaque employé concerné soit au fait des évolutions de l’entreprise. Cette transmission automatisée des renseignements fluidifie la communication en interne.

Les tâches confiées au chatbot RH

Le chatbot ressources humaines montre une grande polyvalence dans les tâches à réaliser. Dans un premier temps, il répond aux questions courantes des employés sur de nombreux sujets : informations des fiches de paie, notes de frais, avantages sociaux, droits concernant la mutuelle, congés payés, date de l’entretien annuel… En collectant les données internes et externes de l’entreprise, le bot fournit des réponses pertinentes, dans un cadre conversationnel propice à la confiance.

Plus personnalisé qu’une simple Foire aux questions, le chatbot RH est capable de s’adapter à son interlocuteur. Les bots RH les plus élaborés parviennent même à apprendre des échanges avec chaque collaborateur pour proposer par la suite des réponses individualisées. S’il communique avec les employés, il peut jouer un rôle en amont, dans le processus de recrutement, puis dans l'onboarding du nouveau salarié. Un chatbot peut être mis en place sur le site web de l’entreprise, afin de guider les candidats dans leur parcours.

Le chatbot RH s’avère aussi un excellent outil de gestion, à qui déléguer des tâches récurrentes : déclaration des heures supplémentaires, gestion des plannings et des périodes de congé, réservation de salle, planification des réunions. Enfin, le chatbot peut servir d’aide-mémoire et de conciergerie, en gérant les oublis de mots de passe, les codes WIFI, les badges d’accès égarés.

Le chatbot dans l’accompagnement du nouveau salarié

Chatbot recrutement ou chatbot onboarding, le robot conversationnel ne se limite pas à la communication au sein de l’entreprise. Il peut intervenir en amont, afin de simplifier les procédures de recrutement et l’accueil des nouveaux salariés au moment de leur prise de poste.

Le chatbot recrutement pour une optimisation des candidatures

Le chatbot recrutement permet une approche optimisée du candidat. L’agent conversationnel assiste le recruteur qui peut lui déléguer des tâches chronophages. Le chatbot recrutement peut notamment filtrer les candidatures. La conversation engagée par le robot permet de recueillir de précieuses informations et d’affiner le projet du candidat. Il peut élaborer un test de personnalité ou de motivation, afin de mieux cerner le candidat. Toutefois, la décision de recrutement revient à l’entreprise et aucune intelligence artificielle n’est à même de remplacer l’oeil expert du recruteur. Il participe toutefois à lui faire gagner du temps, en programmant automatiquement les entretiens avec les candidats.

Chatbot onboarding du nouveau collaborateur

La réussite de l’intégration d’un nouveau collaborateur est essentielle à la dynamique collective de l’entreprise. Un chatbot onboarding facilite l’accueil du salarié en répondant aux différentes interrogations qu’il est susceptible d’avoir. Il partage des informations utiles : valeurs de l’entreprise, composition de l’équipe, règles internes… De la politique de l’entreprise à l’accompagnement administratif, le chatbot onboarding assiste le nouveau salarié dans sa prise de fonction et contribue à l’intégrer au sein de l’équipe.

Véritable couteau suisse des professionnels RH, le chatbot ressources humaines se révèle un outil fondamental dans la gestion interne de l’entreprise. S’il présente bien des avantages, il convient comme toute technologie de bien la maîtriser pour une utilisation optimale. Enfin, la participation des collaborateurs à la mise en place d’un chatbot RH est déterminante.