Comme beaucoup d’autres domaines, les ressources humaines sont aussi touchées par le phénomène de numérisation, on parle ici de digitalisation RH. Dématérialisation des contrats, automatisation des processus RH… Ces nouveaux éléments font désormais partie du quotidien des professionnels des ressources humaines.
Les outils numériques ont accéléré la digitalisation RH, mais quels sont ces outils ?
Les principaux outils de digitalisation RH
Les outils de digitalisation RH ont pour but de faire gagner du temps aux services des ressources humaines en automatisant leurs tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Tout ceci également dans le but de renforcer la performance RH.
Les outils de gestion de fiches de paie
Les solutions de gestion de fiches de paie font partie des indispensables sur le poste de travail des services ressources humaines. Ces outils servent entre autres à : préparer les fiches de paie, payer les salariés, gérer les notes de frais, les avantages, les primes…
Pour faciliter la paie il est également possible d’utiliser un logiciel de gestion des temps pour effectuer un suivi du temps des collaborateurs et aussi faciliter la facturation à des prestataires si nécessaire.
Les logiciels de signature électronique
La signature de documents est monnaie courante chez les RH, que ce soit pour les contrats notamment lors des recrutements, pour certaines procédures ou d’autres documents.
L’intégration d’une solution de signature électronique aide à gérer plus facilement et plus rapidement toute la partie administrative. Cela permet donc de faire gagner du temps aux RH et donne la possibilité aux collaborateurs de signer leurs documents de manière numérique.
Le point positif également dans tout cela est que les RH passent de devoir imprimer des centaines de documents papiers, à envoyer des fichiers par voie électronique simplement. Cela permet donc de réduire certains coûts tout en faisant plus attention à l’environnement.
Les outils de gestion des absences
Les outils de gestion des absences et congés permettent aux RH d’observer le planning d’absence des collaborateurs en temps réel et donnent l’accès aux employés à leur solde de congés et leur permettent de suivre la validation ou non de leur demande.
Tout le processus de déclaration d’absence peut être automatisé : que ce soit pour l’envoi d’un arrêt maladie ou arrêt de travail, une demande de congés, un envoi de documents… et ainsi favoriser la digitalisation RH au sein d’un service des ressources humaines.
Un logiciel de gestion des talents
Les outils de gestion des talents visent à adapter les emplois en fonction des compétences des collaborateurs face aux exigences de leur entreprise. Cela permet donc d’identifier les profils qui ont le potentiel d’évoluer mais aussi de pouvoir mettre en place des stratégies de recrutement.
En ce qui concerne l’évolution interne, l’emploi d’un logiciel de gestion des talents aide à prévoir les formations et améliore la gestion des carrières. Cela peut se compléter grâce à l’usage d’un outil d’e-learning pour aider les collaborateurs à monter en compétences.
Un logiciel de recrutement
Évidemment les procédures de recrutement font partie du quotidien de beaucoup de RH et c’est là qu’entrent en jeu les outils de recrutement. Entre la publication et diffusion des offres d’emplois, le recueil et le tri des candidatures, la planification des entretiens, le suivi des candidatures… leur champ d’action englobe toute la phase de recrutement.
Tous ces outils digitaux permettent de favoriser la digitalisation RH, mais aussi d’améliorer l’expérience collaborateur.
Une solution d’intelligence artificielle : le chatbot RH
Il existe une solution digitale de plus en plus utilisée chez les ressources humaines, et que l’on peut créer facilement avec Virtual Agent Studio : le chatbot RH. Cet assistant virtuel répond aux interrogations simples et guide les collaborateurs sur leur environnement de travail comme sur le portail RH par exemple.
De plus, pour s’assurer que le chatbot RH puisse mettre son expertise au profit du maximum de collaborateurs, il existe aussi des stratégies pour favoriser son adoption.
Pour résumer, la digitalisation RH évolue à grande vitesse et implique différentes solutions et logiciels pour la gestion des missions quotidiennes des ressources humaines. On retrouve aussi certains logiciels de SIRH favorisant la digitalisation RH et regroupant certains de ces éléments, parfois tous.