Les chatbots, véritable levier dans la digitalisation des services juridiques

Nous vivons actuellement dans une ère digitale face à laquelle les organisations ont dû rapidement s’adapter. Avec la transformation digitale, les entreprises ont rapidement vu apparaître de nouveaux logiciels et de nouvelles technologies dans leur quotidien. De tels changements peuvent bouleverser les habitudes de travail des collaborateurs, l’entreprise se doit donc de fournir les supports nécessaires pour favoriser l’adoption de ces nouvelles technologies.

Que ce soit le département des ressources humaines, les services juridiques ou encore les équipes de support informatique : tous sont concernés par cette transition digitale.

Pour le cas des services juridiques, la numérisation apporte une solution claire servant de véritable levier d’informations pour les juristes.

Pourquoi digitaliser les directions juridiques ?

Tous comme les autres services, les directions juridiques doivent s’adapter à l’ère numérique connue par notre société depuis quelques années.

L’enjeu pour les services juridiques aujourd’hui est de :

• Simplifier le travail quotidien de la fonction juridique : pour qu’elle puisse se concentrer principalement sur les enjeux stratégiques et des tâches importantes.

• Gagner du temps : augmenter la productivité des collaborateurs du service juridique et les libérer des tâches chronophages et répétitives du quotidien.

• Moderniser l’organisation du service: ceci permettrait de donner une image plus moderne et actuelle au département juridique.

• Améliorer la collaboration et la communication entre les juristes et les opérationnels : rien de mieux qu’une équipe qui travaille en harmonie et dans de bonnes conditions pour remplir de nouveaux objectifs.

• Optimiser les coûts en investissant pour recentrer son budget sur l’essentiel : moins de dépenses effectuées dans des faits moins importants ou futiles.

Les défis de la transition digitale des fonctions juridiques

La digitalisation des services juridiques soulève plusieurs aspects challengeant comme le fait de bien cerner les besoins ou encore de créer des synergies avec les autres services, comme en témoigne Christophe Dhiver, fondateur de XLO Consulting.

De plus, l’adoption numérique peut-être est assez compliquée dans ces branches de métier. En effet « il est difficile de convaincre les avocats et notaires de sortir de leur système archaïque d’archives papier » nous révèle un ingénieur en entreprise d’informatique.

Mise en place d’outils numériques pour les services juridiques

Aujourd’hui les experts de la fonction juridique ont plusieurs outils mis à leur disposition pour accélérer l’exécution de leurs tâches, comme :

• La mise en place de signature électronique

• L’utilisation d’une suite collaborative (exemple : Microsoft 365)

• L’emploi d’un logiciel de visioconférence (exemple : Teams)

• La dématérialisation des contrats et des outils de gestion de contrats

• L’utilisation d’outils de stockage en ligne

• Le recourt à l’intelligence artificielle et au machine learning

• Le RGPD et la protection des données

Qu’en pensent les experts du domaine juridique ?

Les opérateurs de ce domaine reconnaissent l’importance d’entamer une transformation digitale au sein d’un service juridique. Comme le déclare Body Marshal, consultant juridique, la digitalisation des services juridiques permet notamment de préserver des documents importants et d’accélérer les procédures.

Le gain de temps grâce aux outils digitaux est en effet considérable pour ce corps de métier qui est constamment plongé dans de nombreux documents parfois introuvables, et qui doit effectuer différentes procédures plus ou moins fastidieuses.

Les résultats observés par les professionnels

De nombreuses fonctions juridiques effectuent encore trop de tâches chronophages avec peu de valeurs ajoutées. Aujourd’hui, la transition vers le digital représente donc un moyen pour les juristes de retrouver du sens dans l’exercice de leurs fonctions. Comme l’atteste Christophe Dhiver, « l’effet valeur ajoutée est rendu possible par le gain de temps, la gestion des risques, la mise en place d’une véritable offre de services aux clients internes, et la possibilité de piloter ses activités sans avoir peur du lendemain. »

Les outils numériques, comme nous informe également l’ingénieur d’une entreprise informatique, permettent d’améliorer le ROI en augmentant la productivité et en facilitant la vie des collaborateurs du domaine juridique.

La mise en place des différents outils digitaux communément utilisés en entreprise favorisent donc la transformation digitale des fonctions juridiques. Parmi ces outils, il y en a un qui permet également d’assister les collaborateurs du domaine juridique sur leurs tâches quotidiennes : le chatbot.

Les avantages d’un chatbot juridique

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, le chatbot prend en charge les tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur des opérations plus stimulantes et plus importantes.

Le chatbot peut repérer des problèmes juridiques et guider le collaborateur vers le bon interlocuteur en interne pour éviter toute difficulté supplémentaire.

Il est important de rappeler que le chatbot, comme tout autre outil digital n’a pas pour rôle de remplacer la fonction juridique. Au contraire, les outils digitaux sont créés pour faciliter leur quotidien.

Pour quels sujets un utilisateur peut-il solliciter un chatbot juridique ?

Un chatbot juridique peut être employé pour répondre à plusieurs interrogations :

• Concernant le NDA ou Kbis : le chatbot peut assister un utilisateur qui souhaite un Kbis de moins de 3 mois ou qui besoin d’un modèle NDA bilatéral à jour par exemple.

• Les questions sur le RGPD : « Qu’est-ce que le RGPD exactement ? Comment faire pour modifier mes données ? » Le chatbot répond instantanément à ces questions.

• Pour les contentieux : « Qu’est-ce qu’un délibéré ? Combien de temps dure une procédure de divorce ? » L’agent conversationnel guide vos collaborateurs jusqu’à ce qu’ils trouvent les réponses.

• Pour le droit commercial : « Je veux un contrat type de vente. Puis-je supprimer la clause de limitation de responsabilité ? » Le chatbot peut également les guider à ces sujets-là !

• Au sujet de la conformité : si vos collaborateurs souhaitent savoir comment déclarer un cadeau reçu ou savoir s’ils peuvent offrir des cadeaux à un client en note de frais, ils peuvent interroger le chatbot.

• Pour des questions juridiques : « Quelles sont les charges à payer par le propriétaire ? Quels sont les impacts du virus Covid-19 sur mon bail ? » Ces interrogations peuvent également être résolues par l’agent virtuel.

Quels KPI puis-je analyser grâce aux chatbots ?

Un KPI est un indicateur de performance et ces données peuvent permettre d’évaluer le travail produit par la direction juridique. La plupart du temps, vos collègues et notamment la direction générale et la direction financières ne savent pas forcément ce que la direction juridique fait au quotidien.

Ces indicateurs vous vont permettre de communiquer sur vos actions avec des chiffres à l’appui. Voici des exemples de données que vous pourrez collecter grâce aux chatbots :

• Identifier les typologies de questions posées par vos collègues : cela pourrait vous aider à identifier les points qui suscitent le plus d’interrogations de leur part.

• Comptabiliser le nombre de questions et/ou de documents demandés : ces informations peuvent vous donner un indicateur sur le volume d’utilisation de votre chatbot.

• Évaluer le taux de satisfaction des utilisateurs internes : ces données vous permettront de savoir sur quels axes votre chatbot peut être amélioré pour garantir un taux de satisfaction élevé.

• Distinguer les départements les plus « consommateurs » des ressources de la Direction Juridique : cela vous donne un indice sur les collaborateurs qui ont le plus besoin des ressources mise à disposition par votre service.

Suite à la collecte de ces indicateurs, vous pouvez ensuite établir des rapports analytiques facilement.

Les bienfaits de l’adoption d’un agent virtuel au sein d’un service juridique paraissent maintenant évidents. Saisissez l’opportunité de rendre vos collaborateurs plus performants en intégrant un chatbot à votre entreprise !