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Le chatbot RH, le nouvel assistant des salariés chez Mon Logis

chatbot ressources humaines retour expérience Mon Logis

Le chatbot est rapidement devenu un allié indispensable au sein des entreprises, notamment dans les services ressources humaines. Ce robot conversationnel polyvalent informe les employés sur de nombreux sujets et leur apporte un gain de temps considérable lorsqu’il est bien utilisé !

De nombreuses entreprises ont fait l’excellent choix d’en adopter un, comme ça a été le cas pour Mon Logis – Groupe Action Logement, un bailleur social regroupant 140 salariés dans l’Aube.

L’acteur immobilier membre du groupe Action Logement avait pour volonté de changer son site Internet et d’y intégrer un chatbot courant 2019. C’est ainsi que le projet entre Mon Logis et Witivio a démarré en avril 2021, à la suite de délais causés par la pandémie Covid-19. Leur souhait était donc d’apporter un service supplémentaire au sein de leur entreprise.

Victor Licot et Didier Catherine, chefs de projet informatique chez Mon Logis, travaillent en binôme sur certains sujets et sont les acteurs de la mise en place de ce projet pour ce qui est de la partie informatique. À la suite de l’approbation du responsable informatique de Mon Logis, la mise en place a été effectuée avec l’accompagnement de l’équipe Witivio, ainsi que le service des ressources humaines et le 1er atelier a pu être réalisé en mai 2021.

Service RH, informatique et comptabilité : par qui commencer ?

Après réflexion, le choix s’est porté sur le service des ressources humaines pour commencer à utiliser un chatbot chez Mon Logis. En effet ils ont ressenti un besoin plus important dans le département RH car le service comptabilité, par exemple, est quand même plus confidentiel et le service RH touche vraiment 100% de l’entreprise.

La crise sanitaire a encore plus souligné le fait que Mon Logis avait besoin de cet outil chatbot pour transmettre des informations plus rapidement et facilement au sein de leur entreprise. Ce chatbot dédié aux ressources humaines est aussi né d’une volonté de créer un lien entre leur outil de gestion de temps RH Incovar, et le chatbot du Virtual Agent Studio.

Un chatbot RH, 3 objectifs

Chez Mon Logis, 140 salariés sont sur Teams quotidiennement, et ce sont tout autant de salariés qui perdent du temps au téléphone, à chercher des réponses à des questions ou à chercher différentes informations.

Avec la solution chatbot, leur volonté était de :

  • Réduire le temps au téléphone pour des questions récurrentes à faible valeur ajoutée

  • Apporter un assistant RH dédié disponible 24h/24 7j/7

  • Obtenir un nouveau canal de communication avec les collaborateurs

chatbot support collaborateurs

Au sein des équipes Mon Logis, il y a eu une communication participative et une décision collective autour du nom du chatbot : Mila.

Besoin d’une info facile ? Des questions sur les tickets resto en début de mois ?

Mila, le chatbot RH est accessible et représente un premier contact convivial pour ses utilisateurs.

Habituellement, des flash infos avec notification par mail étaient utilisés dans leur entreprise mais ceux-ci devenaient de moins en moins lus par toute l’équipe. Cependant, un pic d’appels téléphoniques survenait principalement après l’envoi d’un flash info par mail. Le chatbot représente donc un moyen de communiquer de manière plus directe.

Cet outil avait aussi pour but de pouvoir rapprocher le service RH des collaborateurs les plus éloignés géographiquement. De plus, il existait également une volonté d’inclusion de tous les services avec l’adoption d’un chatbot RH car certains n’osent pas forcément contacter les collaborateurs du service des ressources humaines pour quelconque question. L’objectif pour Mon Logis était donc de faire en sorte que leur chatbot soit adopté dans le quotidien des collaborateurs.

Temps d’intégration du chatbot RH

Il y a eu peu de temps consacré à l’intégration sur Teams car elle a été très facile grâce au connecteur Office 365 et Witivio. Les coaches du département des ressources humaines ont passé plus de temps pour intégrer les questions dans la base de connaissances du chatbot RH.

C’est donc la construction de l’arborescence qui a pris le plus de temps et il y a également eu des tests en ateliers de 30 minutes chez Mon Logis. L’entreprise a rencontré très peu de soucis techniques et la gestion des soucis a été effectuée rapidement avec l’équipe Witivio.

Les fonctionnalités utilisées le plus au sein de l’équipe Mon Logis sont :

  • La FAQ pour créer les questions

  • Les synonymes pour enregistrer les acronymes, ce qui permettra au chatbot RH de reconnaître certains mots même abrégés

  • Les feedbacks pour récolter l’avis des utilisateurs

  • Le Push pour diffuser une information à l’ensemble des collaborateurs en leur envoyant des notifications. Différents types de campagnes push sont possibles en fonction de vos besoins : idée, succès, adaptive card, sondage, important ou message.

Le rôle du chatbot RH Mila 

Le chatbot dédié aux ressources humaines, Mila, a pour objectif de servir de première interface RH pour les collaborateurs de Mon Logis et devenir une véritable assistante personnelle pour chacun.

Le but est qu’elle puisse répondre à des questions sans que les utilisateurs n’aient à se connecter sur leur outil de gestion du temps car Mila fait le lien entre l’outil et Microsoft Teams.

Comme tout le monde est concerné par le sujet des ressources humaines, tout le monde peut accéder à ce chatbot RH dédié, qui est premier contact facile sans trop avoir à chercher.

chatbot rh

Après la mise en production du chatbot des ressources humaines Mila, les équipes Mon Logis ont rencontré un souci d’usage causant un manque d’adoption de la part des utilisateurs. Ceci peut se produite s’il existe un manque de communication autour de l’arrivée ce nouvel outil dès sa mise en place dans une entreprise. L’enjeu désormais est de lui apporter de la visibilité et de trouver un moyen d’augmenter le taux d’adoption du chatbot RH Mila.

Des projets en réflexion

L’étape suivante pour Mon Logis – Groupe Action Logement serait d’intégrer plus d’interactions entre le chatbot RH Mila et leur outil de gestion du temps pour qu’il n’y ait plus besoin d’y accéder pour poser des questions. En effet, le chatbot pourrait répondre aux requêtes des collaborateurs concernant les tickets restaurant en début de mois ou autre demandes récurrentes par exemple. Toutes ces interrogations seraient gérées instantanément par le chatbot RH du Virtual Agent Studio. L’ajout d’une fonctionnalité de badgeage horaire à travers le chatbot ressources humaines Mila est également envisagée, ce qui pourrait augmenter considérablement son taux d’adoption.

La réalisation de ces projets permettrait de faire disparaitre l’interface de gestion du temps et tout faire passer par le chatbot des ressources humaines Mila, qui est présent et disponible tout le temps et accessible partout, au bureau comme en télétravail.

De plus, la mise en place d’un chatbot comptabilité est aussi en réflexion pour des demandes relatives au factures par exemple.

Pourquoi avoir choisi le Virtual Agent Studio by Witivio ?

Leur choix s’est fait grâce au lien fort entre l’outil et Microsoft 365 mais aussi par sa facilité d’intégration sur Microsoft Teams.

La bonne expertise et le lien commercial entretenu avec l’équipe Witivio ont également favorisé ce choix, ainsi que les ateliers réguliers suivi par notre Customer Success Manager pour l’accompagnement.

 

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