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Comment déménager son entreprise sans stress avec un chatbot support salarié

chatbot support déménagement
November 15, 2021
Accompagnement au changement

Près de 130 000 entreprises déménagent chaque année. Et encore ces chiffres datent d’avant la pandémie du Covid 19 qui a largement modifié les habitudes des salariés avec la mise en place pour beaucoup du travail hybride, et donc souvent la décision de changer pour des locaux plus adaptés. Que peut apporter un chatbot support salarié dans ce bouleversement ?

Pour une entreprise, un déménagement est une véritable situation de crise. Non seulement il faut trouver un nouveau siège pour la compagnie, pas trop éloigné, d’une taille semblable, avec un loyer équivalent, mais il faut surtout gérer le stress des salariés, paniqués à l’idée de tout changer.

Leur quotidien va être bouleversé, leur temps de trajet, toutes leurs habitudes vont être changées. Le salarié va perdre ses repères spatiaux, parfois son bureau, ses outils de travail habituels, son organisation (trajet, déjeuner, lieu d’impression, nouvel aménagement, passage au coworking…).

Il va devoir se séparer de ses archives, trier et jeter. Certains collègues ne seront plus aussi proches. Selon une étude de l’Ifop, le déménagement est en effet la 3e cause de stress après le deuil et le licenciement. Il faut donc apporter du support aux salariés.

Les formalités pour déménager une entreprise

Au-delà de 50 salariés, la direction est obligée de soumettre son projet au Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de l’entreprise, qui doit ensuite rendre un avis motivé.

Les directions d’entreprises nomment souvent un chef de projet en charge d’organiser le déménagement, ainsi qu’un comité de pilotage pour le seconder. Ce dernier s’occupe de mettre au point un plan de communication à destination des salariés, qui en détaille la nécessité et les conséquences pour chacun.

Mais entre tous les problèmes de logistique, et les collaborateurs à rassurer et informer, tout le monde est débordé. Alors s’il n’existe pas encore de solution pour sélectionner les nouveaux locaux ou organiser le chantier d’installation, un chatbot support salarié qui fonctionne grâce à l’intelligence artificielle et le machine learning, peut venir au secours des employés lors d’un déménagement, à chaque étape du processus.

Un chatbot support salarié pour planifier la communication

A l’annonce d’un déménagement prochain, la machine à potins s’enclenche au sein de l’entreprise, tout le monde se met à parler, croit savoir où est le nouvel immeuble, postule sur la taille des bureaux qui vont réduire, ou sur l’open-space généralisé, présume de la distance. Les nouveaux locaux sont forcément en banlieue lointaine, ou loin de tous métros…

Avec un chatbot support, vous pouvez vous assurer que chaque salarié aura accès à une source fiable pour centraliser toutes ses questions, toutes ses peurs.

Bien élaborer les catégories.

Pour cela le chatbot support salarié doit être bien pensé dès le départ, et cela dés son installation en 5 étapes, avec toutes les catégories de questions possibles, qui pourraient venir à l’esprit d’un collaborateur stressé  :

  • L’accès au site, transport et parking

L’adresse, lorsqu’elle est sûre, une fois le bâtiment choisi, le contrat signé, doit très vite être dévoilée, mais accompagnée d’un plan d’accès, en voiture, en vélo, en trottinette électrique, en transport en commun (métro, bus, train, RER). Tout doit être pensé et le salarié doit trouver la réponse précise à son cas personnel.

Le chatbot support doit lui permettre d’être rassuré sur son temps de trajet, la facilité d’accès, les stations de métro ou arrêts de bus. Chaque salarié doit pouvoir mentaliser son itinéraire, calculer son temps de trajet bien en amont du déménagement.

La chatbot support doit connaître les réponses à toutes ces questions comme  : «  Je viens au bureau en trottinette électrique, aura-t-on des places pour se garer avec une borne de recharge  ?  » ou «  Le bâtiment sera-t-il direct de la gare Saint-Lazare en métro  ?  » A chacun, le chatbot fournit la meilleure solution selon sa problématique.

Une autre donnée est de pouvoir au plus vite communiquer la nouvelle adresse postale aux salariés pour qu’ils puissent en informer leurs clients, interlocuteurs etc. Bien indiquer l’adresse pour le courrier postal, celle pour les coursiers, qui peuvent être différentes, de l’entrée principale des salariés.

  • L’aménagement des bureaux et des espaces communs

Bien entendu, dès que l’annonce d’un déménagement court dans l’entreprise, les langues se délient. Chacun est persuadé, que les nouveaux locaux, seront moins sympas, moins lumineux, moins bien placés. Que l’open space sera généralisé, avec donc l’élimination de tous les bureaux individuels. Et dans ces cas-là, pour certains salariés, les plus craintifs, les plus attachés à leurs habitudes, c’est une réelle situation anxiogène.

Il faut donc que le chatbot support soit exhaustif sur le futur plan, l’implantation des bureaux. Qu’il puisse là encore indiquer à chacun, quelle sera sa place exacte dans la future organisation, est ce qu’il aura une armoire, ou une demi-armoire, un caisson fermé à clé. Mais aussi répondre à des questions comme, «  pourrais je emmener avec moi mon ficus dans les nouveaux locaux ?  » Le chatbot support doit tout savoir, doit tout avoir prévu.

L’autre avantage d’un chatbot support est la possibilité de créer des visites virtuelles, via une vidéo enregistrée ou grâce à la réalité augmentée, dans le nouvel immeuble, même lorsqu’il n’est pas encore sorti de terre. Permettre aux salariés de visualiser, les halls, les couloirs, les espaces de travail, les salles de réunion, les lieux de rassemblement, comme s’ils y étaient déjà. Une mise en situation, une présentation concrète et en 3D des espaces, est plus efficace que toutes les explications.

Bien sûr, qui dit déménagement, dit emménagement, et donc nouveaux meubles. Parfois le mobilier reste dans les anciens locaux, parfois une partie seulement est transportée, l’autre partie entièrement renouvelée. Solliciter l’avis des salariés, organiser un vote, un sondage sur un choix de bureau, d’armoire, peut être un bon moyen de les impliquer. Un chatbot support permet cette option en toute facilité.

  • Le déménagement opérationnel

Bien entendu, les démarches précédents le jour J doivent être établies, mises en place et communiquées très en amont. Le processus doit être limpide, cohérent, tout doit être anticipé. Les salariés doivent être informés des jours, et des endroits où seront positionnées des bennes les semaines avant le déménagement. Car qui dit déménagement, dit tri. Pour certains salariés présents dans l’entreprise depuis des dizaines d’années, cette étape peut trainer en longueur et être un déchirement.

Le chatbot support salarié est présent pour fluidifier, faciliter cette étape, informer sur qui fait quoi. « Que doit-on emballer soi-même ? » « De quoi les déménageurs vont s’occuper directement ? » « Où peut-on trouver des cartons, du scotch ? » Des réponses à des petites questions pratiques, à tout moment, à toute heure, peuvent diminuer la tension dans l’entreprise. Et participer à ce que tout soit prêt le jour J.

  • Les équipements technologiques

Un déménagement est l’occasion pour une entreprise de renouveler son matériel informatique, et un chatbot support facilite l’inventaire des machines existantes. Il peut lancer un questionnaire en amont, sur l’utilisation et l’état des ordinateurs de chacun. La nécessité ou pas de telle ou telle application, tel ou tel logiciel, en vue de gérer l’installation du matériel pour chacun dans les nouveaux locaux.

Mais surtout, un chatbot support doit indiquer en avance où seront les photocopieuses, les imprimantes, les bulles pour s’isoler pour téléphoner. Bien entendu, il doit aussi s’assurer le jour de l’arrivée d’informer sur comment on se connecte au Wifi, aux différents périphériques, comment chacun va pouvoir lancer son nouveau poste.

  • La restauration

Point crucial s’il en est dans une entreprise la cantine, ses horaires, ses menus, son positionnement… « Y aura-t-il un extérieur ? » « Des plats végétariens ?» S’il n’y a pas de cantine prévue, comment charger sa carte de tickets restaurants et donc, quels sont les établissements, les boulangeries, snacks, autour du site.

Le chatbot support doit répertorier tous les commerces qui entourent le nouvel immeuble, pouvoir répondre, à la question : « Où est la saladerie la plus proche ? » « Y a-t-il un restaurant japonais dans le quartier ? ». Les salariés peuvent ainsi se familiariser avec leur nouvel environnement bien avant la date, et être rassurés sur leur quotidien.

Et si les collaborateurs ne l’avaient pas remarqué lors de la visite virtuelle, le chatbot les informe aussi sur toutes les commodités, présence de cuisines, de frigos, de four à micro-ondes, de salles de repos pour se restaurer. Il indique aussi la présence de distributeurs de boissons chaudes ou froides, de friandises, ou la localisation et les horaires d’ouverture d’une cafet avec un barista.

  • Les règles de vie

Même si elles sont sensiblement les mêmes dans toutes les entreprises et que le déménagement ne va pas y changer grand-chose. Un chatbot donne toujours la possibilité de communiquer sur le règlement intérieur. Les tenues correctes exigées, l’autorisation ou pas de manger à son poste de travail, l’interdiction de fumer, de vapoter, la consommation restreinte, voire complètement prohibée, d’alcool.

Sur toutes ces questions, le chatbot support salarié peut rappeler les règles de vie en commun, d’une manière claire et précise.

  • Les services bonus

De plus en plus, les immeubles de bureaux sont livrés avec un service de conciergerie. Parfois il existe une solution de blanchisserie, une crèche d’entreprise, une salle de sport, voire même des espaces de spa ou de siestes pour les plus chanceux.

Le chatbot support peut communiquer sur ce catalogue de service additionnel, offert aux salariés. Ces petits bonus, qui semblent très superficiels, mais qui peuvent faire toute la différence dans l’expérience collaborateur. Il se sent ainsi choyé.

  • La sûreté et la sécurité

« Où seront installés les issues de secours ? » « Qui seront les responsables de l’évacuation pour chaque étage en cas d’alerte incendie ? » « Peut-on utiliser les ascenseurs lorsque l’alarme retentit ? » « Y a-t-il une infirmière sur le site ? Une infirmerie ? »

De nombreuses questions sur la sécurité doivent être abordées lors du déménagement du siège d’une entreprise. Un chatbot permet d’envoyer des notification push, plus visibles, et plus dynamiques qu’un mail noyé dans une boite de réception surchargée, pour communiquer les informations essentielles à savoir pour tous.

La checklist pour bien déménager en entreprise

L’important est de préparer et de faire participer chaque salarié aux changements à venir. Si possible lancer une concertation avant le choix des futurs locaux, et toujours prendre le temps d’écouter les remarques des salariés sur le lieu de travail actuel. Les points positifs et négatifs peuvent alors être cités pour être améliorés dans les nouveaux bureaux professionnels. Le but, impliquer les membres de l’entreprise le plus positivement possible sur le projet.

Avec trois règles d’or :

  1. La communication et la transparence pour éviter les rumeurs

  2. Planifiez le partage des informations et être précis

  3. Echangez avec vos collaborateurs

Des missions sur lesquelles un chatbot support salarié excelle…

 

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