Les Chatbots RH au service du bien-être au travail

Les salariés heureux sont plus productifs ! Le bien-être au travail est une des Top 3 priorités des salariés en France (étude Malakoff Médéric). Mieux communiquer, avoir une image plus moderne, des échanges plus fluides, former, évoluer, écouter… Les équipes des ressources humaines ont tant à faire ! Heureusement les chatbots RH prennent en charge certaines de ces tâches…

Reprenons les bases : un chatbot est un logiciel d’intelligence artificielle (IA) capable de simuler une conversation avec un utilisateur en langage naturel sur différentes interfaces, messageries, sites web, applications mobiles…

Ça sert à quoi un chatbot RH ?

Mais un chatbot ressources humaines est plus qu’un simple outil de questions-réponses. Un chatbot RH intelligent exécute des tâches et automatise certains flux de travail. Il comprend la demande du salarié, comme dans une conversation, et répond à ses attentes instantanément. Et grâce justement à l’intelligence artificielle et au machine learning, il apprend et évolue tout au long de sa vie, et devient un assistant virtuel de plus en plus performant à chaque interaction.

L’intérêt d’un chatbot RH tient beaucoup aussi à sa disponibilité, toujours accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ils gèrent les demandes n’importe quel jour à n’importe quelle heure, créant une vraie fluidité dans les échanges et permet au service ressources humaines de gagner du temps.

Des échanges pacifiés entreprise-salariés

Les salariés d’aujourd’hui ont de nouvelles attentes. Ils sont bien plus exigeants avec les équipes de ressources humaines. Ils sont habitués à tout obtenir très vite, sont très digitalisés. Ils veulent des réponses rapides, des interlocuteurs disponibles, même lorsqu’ils travaillent de chez eux, et surtout de l’efficacité. Plus question d’attendre trois jours une attestation d’employeur !

En réalité, désormais pour les entreprises, la communication interne ou les ressources humaines, sont devenus quasiment un service de relation client interne. Lorsque les échanges sont fluides, lorsque l’information est accessible, les process clairs et efficaces, l’expérience collaborateur est positive. La productivité de la société s’en retrouve boostée et surtout, l’entreprise se montre plus attractive pour les nouveaux talents.

Le chatbot RH facilite la communication

Un chatbot support salarié permet de faire perdurer ce sentiment de bien-être des employés au quotidien. D’une manière intégrée et automatisée, au milieu d’un usage de routine, un chatbot peut engager la conversation pour lancer de courtes enquêtes de satisfaction, prendre le pouls de l’entreprise, savoir quels sont ou seraient les points de tension. Il peut aussi demander l’avis ou le commentaire sur les performances d’un nouvel outil, un point du règlement intérieur, ou le retour des salariés sur une formation… C’est d’ailleurs sur ce point de remontée de l’information que les chatbots ressources humaines jouent un vrai rôle de facilitateur.

Une collecte de données inespérées

Car oui, un chatbot n’est pas qu’un distributeur de réponses, qu’une FAQ (foire aux questions) améliorée. Il collecte des données sur les besoins des collaborateurs, et y répond avec toujours plus d’efficacité. Et la récurrence d’une même question, d’un même écueil rencontré par de nombreux salariés peut être un vrai signal d’alerte pour les services de ressources humaines. Grâce aux statistiques du chatbot, la DRH peut observer, quasi en temps réel, les déficits de communication, les informations mal comprises ou incomplètes et ainsi adapter son message pour le rendre plus transparent.

Le chatbot RH, la boîte à idées 2.0

Certains chatbots ressources humaines peuvent même agir comme un véritable guichet d’assistance ou helpdesk, qui aurait pour mission de recueillir les idées et suggestions des employés. Les différentes remarques sont soumises au chatbot, affinées au fil de la conversion, puis stockées et enfin analysées. Grâce à cela, l’entreprise améliore ses process au rythme de ses employés. Le salarié a le sentiment d’évoluer dans un climat d’écoute, de compréhension et de considération.

En vrais rois de la data, les chatbots traitent les données rapidement. Ils permettent de réaliser des analyses fines et précises en un temps record. Ce qui permet aux entreprises de ne pas laisser un problème perdurer, s’aggraver, empirer. Les dirigeants forts de toutes ces informations peuvent prendre de meilleures décisions, plus stratégiques et plus acceptables par l’ensemble du personnel.

Une analyse fine des besoins de formation

Parce qu’il interagit au quotidien avec les salariés, un chatbot ressources humaines est capable de remonter leurs besoins en temps réel. Au-delà du gain de temps généré par l’automatisation des réponses, il permet de mieux appréhender les leviers à actionner pour faire grandir les collaborateurs, en leur proposant des formations adaptées.

Du e-learning à disposition

Un outil qui permet donc la digitalisation des processus de formation, une des étapes essentielles de la transformation digitale globale d’une entreprise. Désormais les salariés souhaitent des formations mixtes, moitié en ligne, moitié en présentiel. C’est moins contraignant, plus adapté, et plus rapide à mettre en place. Inutile d’attendre plusieurs mois une session dans un organisme de formation. L’enseignement peut être déclenché par tuto, ou e-learning quasi instantanément. Le salarié envoie sa requête au chatbot. Le chatbot détecte une méconnaissance du collaborateur, il peut lui proposer une formation appropriée à débuter immédiatement.

Une solution de formation immédiate

Même si parfois, un cours classique avec un professeur est requis, le chatbot RH permet de proposer un enseignement immédiat et palier les besoins réels dans un premier temps, avant de passer le relais au vrai formateur. Il est à la fois le moteur qui fait remonter le besoin et le canal qui permet de délivrer la formation ! À ce titre, le chatbot ressources humaines s’inscrit pleinement dans le processus pédagogique d’une entreprise.

Des formations plus connectées et plus… fun

Et les salariés évoluent, progressent, en sortant du lourd dispositif classique : inscription, attente, salle de classe, professeur. Ils profitent directement d’une formation simple, adaptée, innovante et pratique. Ils accèdent aux informations à leur rythme, où et quand ils le souhaitent. Le chatbot RH peut en plus prodiguer un enseignement plus ludique, on parle dans ces cas-là de gamification de la formation, très en phase avec l’époque et les usages.

Les salariés aiment les chatbot

Les chiffres sont formels, les salariés adorent les chatbots, ils aiment interagir avec eux et leur font confiance pour leur délivrer une information fiable. Le rapport annuel sur l’IA (Intelligence artificielle) au travail d’Oracle et de Future Workplace (Oct 2019) a révélé que 64 % des employés font même davantage confiance à un chatbot IA qu’à leur manager.

Les chatbots sont plus faciles à interroger qu’un manager

La moitié d’entre eux utilisent le chatbot de support aux salariés plutôt que de demander conseil à son manager. Et en comparaison avec leur superviseur direct, 26% des interrogés estiment que les chatbots donnent des réponses plus impartiales, 29% estiment que le chatbot résout mieux leur problème et 26% les trouvent meilleurs pour gérer un budget. C’est dire si les chatbots ont une belle image en entreprise… Ou les managers une très mauvaise.

Des salariés enthousiasmés par les chatbots

La majorité des employés (65 %) ont déclaré être optimistes, enthousiastes et reconnaissants à l’idée d’avoir des chatbots déployés dans leur entreprise, et plus de 1 salarié sur 4 déclare trouver gratifiant le fait de converser avec un chatbot. Et là encore les chiffres ne mentent pas. Un salarié heureux est 2 fois moins malades, 6 fois moins absents, 9 fois plus loyal, 31% plus productif et 55% plus créatifs (Harvard/MIT).

Une première impression qui compte

D’où l’intérêt de donner une bonne impression au nouveau salarié dès son arrivée. Un chatbot support salarié peut prendre en charge toutes les tâches répétitives inhérentes à l’onboarding d’une nouvelle recrue. Il facilite l’arrivée et l’intégration des nouveaux collaborateurs qui rejoignent l’entreprise. Il les aide à s’intégrer en leurs donnant accès facilement à toutes les informations indispensables pour bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise. L’assistant accompagne le nouvel arrivant afin qu’il puisse plus rapidement prendre ses marques et se sentir à l’aise dans l’entreprise.

Une mise en relation plus fluide entre collègues

Le chatbot RH peut aussi proposer le nom d’un des collaborateurs de l’entreprise pour compléter ses renseignements. Cette méthode favorise l’échange et la communication au sein de l’organisation et permet de mettre en confiance les employés dès leurs premiers jours.

Chatbot RH, une belle image de marque

Comme le montrent ces chiffres, donner aux salariés des outils de pointe, performants et digitaux, comme un chatbot RH aide à améliorer leur ressenti positif de l’entreprise. Non seulement leur expérience collaborateur est positive au quotidien avec un usage facilité et un accès aux informations optimisés, mais surtout cela donne une image moderne et digitale de la société.

Un chatbot RH, une innovation appréciée par les collaborateurs

D’ailleurs un sondage réalisé en 2016 pour le Magazine de l’écosystème mobile indique que 74% des salariés voient le chatbot comme un outil de valorisation de l’image innovante de l’entreprise ou de l’institution. Cette image positive renforce la satisfaction des salariés et affermit l’attractivité de la structure auprès des jeunes talents.

Pour autant l’humain garde la première place

Les chatbots RH, les logiciels, les SAAS, les locaux flambants neufs, le mobilier design, de nombreux critères rentrent en compte dans le bien-être des salariés. Bien entendu, les chatbots RH ne peuvent pas à eux seuls être responsables d’une expérience collaborateur positive et d’une culture d’entreprise bienveillante.

Les chatbots RH, des assistants pas des remplaçants

Et surtout ils ne doivent pas non plus exister de manière isolée ou être considérés uniquement comme des remplaçants des humains. Ils doivent s’intégrer à la culture et aux processus de l’entreprise, faciliter la vie, enlever ce qui est lassant, répétitif, et passer le relais aux humains. Car nous parlons bien d’assistant virtuel, pas de remplaçant.