L’une des missions et pas la moindre d’un service d’assistance informatique, hormis le support technique pour les collaborateurs est la mise à jour, la maintenance, l’inventaire général du matériel, la sélection, l’implantation de nouveaux logiciels, et bien sûr le renouvellement du parc informatique. Une mission importante qui fait partie intégrante d’une stratégie IT efficace.
C’est d’ailleurs une tâche primordiale pour éviter les bugs, les ralentissements ou carrément les pannes qui paralysent l’ensemble d’un service. Quel magazine n’a pas vu son bouclage bloqué à cause d’une panne de serveur ou un workflow qui refusait de se connecter…
Garder un œil sur l’état des ordinateurs, ne jamais zapper une mise à jour, anticiper le renouvellement, les changements, organiser les sauvegardes régulières des postes sur le cloud, l’assistance informatique doit rester en contact permanent avec les équipes opérationnelles. Un chatbot support informatique ou chatbot IT peut prendre en charge ce suivi.
Le chatbot support informatique analyse des besoins des collaborateurs
Un chatbot IT analyse les besoins en temps réel des utilisateurs, établit un panorama de l’état du parc informatique et permet d’optimiser la continuité du travail dans l’entreprise sans bug.
La mission d’une direction des services informatiques est avant tout d’être à l’écoute de sa société pour répondre aux contraintes immédiates, mais aussi de prévoir les situations futures ou exceptionnelles. Un chatbot peut remonter des statistiques sur des pannes récurrentes, des blocages ou des mauvaises utilisations du matériel, afin de mieux anticiper.
Lorsqu’un utilisateur entre en conversation avec le chatbot IT pour lui indiquer que son ordinateur est bloqué. Tout en le dépannant, le chatbot peut stocker les informations sur le numéro de la machine concernée, relever la fréquence des problèmes rencontrés et alerter la DSI que l’ordinateur est en bout de course.
Des licences des logiciels mieux surveillées
L’obsolescence programmée du matériel informatique n’est pas un mythe ! La plupart des systèmes d’exploitation sont programmés pour avoir une certaine durée de vie. Après écoulement de ce temps, ils n’ont plus de mises à jour. Mais parfois certains salariés font de la résistance. Ils refusent le changement, ont peur de se lancer avec les nouveaux outils, applis, logiciels, mis en place par la DSI.
Un chatbot support informatique peut interroger les utilisateurs, les aider à renouveller une licence de logiciel, leur rappeler de changer un mot de passe, ou même les aider à installer un nouvel outil. Mieux, il peut aussi les guider pas à pas, les former sur ce nouvel outil, les accompagner au jour le jour et ainsi assurer une transition douce.
En alerte sur les ralentissements, les bugs fréquents
Le chatbot support informatique peut aussi interroger le personnel directement sur l’état de la machine. Un salarié qui indique que son ordinateur « rame » fréquemment et l’alerte peut être lancée ! La lenteur est un effet de l’âge et de l’utilisation de logiciels trop lourds pour un ordinateur en fin de vie. Soit le chatbot programme un technicien pour optimiser le fonctionnement, offrir une nouvelle jeunesse à l’appareil, faire du nettoyage, enlever les logiciels inutilisés, soit il inscrit votre ordinateur dans le programme de renouvellement.
Le nombre de pannes, relevé par le chatbot permet d’augmenter la surveillance au quotidien de l’état de fonctionnement des ordinateurs des collaborateurs, et permet de gérer le programme de renouvellement.
La gestion des sauvegardes par le chatbot support informatique
Mais vous le savez, avant de changer un ordinateur professionnelle, il faut s’assurer que tous les documents, fichiers, tableurs, favoris dans le moteur de recherches, archives de mails etc soient bien sauvegardés. Que tout ne disparaisse pas avec l’ancienne machine, laissant l’employé avec un ordinateur neuf, mais complètement perdu, dans un nouvel univers et sans aucun repères.
Un chatbot peut régulièrement rappeler au personnel de réaliser une sauvegarde sur le Cloud ou le serveur de la société. Il peut aider les utilisateurs et ne rien stocker en local. Une fois par semaine, il peut venir les interroger pour vérifier avec eux qu’ils ont bien tout enregistré ailleurs que sur le bureau de leur ordinateur.
Installation du nouveau poste
Le chatbot peut aussi être paramétré pour aider l’utilisateur à tout réinstaller sur son nouveau poste comme avant. En ayant sauvegardé tous les logiciels utiles pour le profil, en ayant gardé en mémoire ses mots de passe, ses favoris, le chatbot peut participer à l’installation de la nouvelle machine, à l’identique de l’ancienne. Ainsi pas de perte de temps pour le salarié pour s’adapter, apprendre à se servir de son nouvel ordinateur, tout paramétrer, tout retrouver, le chatbot support informatique l’assiste au mieux.
Le chatbot gère les postes en télétravail
La direction des services informatiques doit pouvoir aller encore plus loin grâce à un chatbot chatbot support informatique. Elle doit pouvoir assurer la continuité d’activité en cas de sinistre ou de panne, ou de télétravail choisi ou subi (comme pendant la pandémie) et donc s’assurer que les utilisateurs puissent retrouver un espace de travail fonctionnel, sécurisé et performant rapidement et partout.
Le chatbot, en plus d’assurer une communication constante entre les salariés, même en télétravail, permet l’échange de données, de fichiers, de documents, dans un espace sécurisé par l’entreprise. Le salarié retrouve sur l’ordinateur portable fourni par sa société les mêmes fonctionnalités que son ordinateur au siège de la société. S’il a besoin, le chatbot le guide dans l’installation des applications protégées et validées par la DSI.
En étant là, présent sur les postes des collaborateurs, interrogeables à tout moment, en gardant en mémoire les différentes requêtes des utilisateurs, en classant et en transmettant les données à la direction des services informatiques, le chatbot support informatique est le meilleur témoin de l’état d’un parc informatique. Il sait où sont les failles, essaie de guider les salariés pour les régler, et quand c’est impossible, transmet la demande pour un renouvellement. Un vrai ange gardien !
Découvrez ce qu'un chatbot peut faire pour vous